Ich bin pingelig… oder: (Offizielle) Mails mit Werbung sind nicht schön

E-Mails sind eine feine Sache: Instant Mes­sen­ger bean­spru­chen in Echt­zeit unsere Auf­merk­sam­keit und stra­pa­zie­ren das Zeit­bud­get wäh­rend wir ver­su­chen, am PC was zu schaf­fen, wäh­rend Mails brav in der Mail­box dar­auf war­ten, von uns gele­sen zu wer­den. Trotz­dem ist die Kom­mu­ni­ka­tion via E-Mail schnel­ler als per Post, eine Ant­wort kann – wenn nicht bin­nen Minuten/Stunden – so doch am glei­chen Tag erwar­tet werden.

Mitt­ler­weile gibt es ver­schie­dene Mög­lich­kei­ten, E-Mail als schnel­les Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel ein­zu­set­zen. Viele Unter­neh­men prä­fe­rie­ren mitt­ler­weile die elek­tro­ni­sche Bewer­bung via Mail und auch an den Hoch­schu­len klä­ren Stu­den­ten und Dozen­ten immer öfter kurze Fra­gen über den elek­tro­ni­schen Post­aus­tausch, was nicht zuletzt die per­sön­li­chen Sprech­stun­den und auch die Tele­fon­sprech­stun­den ent­las­tet. An der Fern­Uni Hagen – wo ich ein drei­vier­tel Jahr als stu­den­ti­sche Hilfs­kraft gear­bei­tet habe – ist die Mail­kom­mu­ni­ka­tion mitt­ler­weile die Haupt­form der Abspra­che von Prü­fungs­leis­tun­gen etc..

Lange Schreibe, kur­zer Sinn: E-Mail ist ein effi­zi­en­tes Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel, nicht nur im pri­va­ten Bereich son­dern immer mehr auch in Berei­chen des öffent­li­chen und (semi‑) offi­zi­el­len Lebens.

Dass sich für diese neue Kom­mu­ni­ka­ti­ons­form andere Knigge-Regeln eta­blie­ren, als dies bei offi­zi­el­len Brie­fen und Anschrei­ben der Fall ist, hat sich nicht bestä­tigt. Für E-Mails begrüße nicht nur ich eine pas­sende Betreffs­an­gabe (auch oder ins­be­son­dere im pri­va­ten Umfeld!), eine höf­li­che Anrede und eine Gruß­for­mel, die dem Anlass ent­spricht. Dass Umgangs­for­men durch die neue, schein­bar infor­melle Kom­mu­ni­ka­ti­ons­form E-Mail, ero­die­ren, führte soweit, dass ich mich genö­tigt sah, für Erst­se­mes­ter eine ent­spre­chende Anlei­tung für Mails an Dozen­ten zu schrei­ben. Ja, sol­che For­men kann das annehmen.

Jetzt geht es mir aber nicht all­ge­mein um eine respekt­volle Mail­kom­mu­ni­ka­tion, son­dern prin­zi­pi­ell um etwas ande­res: Wer­bung unter Mails stört mich. Diese zwei­zei­li­gen Wer­be­bot­schaf­ten, mit denen sich – neben der ein­ge­blen­de­ten Wer­bung im Web­mail-Inter­face – die zahl­rei­chen Free­mail-Dienste finan­zie­ren, ist nicht nur unschön son­dern auch unpas­send, zumin­dest wenn es um offi­zi­elle Mails geht. Viele mei­ner Freunde nut­zen diese Free­mail­dienste, was ich an sich nicht schlimm finde. Nicht jeder benö­tigt die volle Funk­tio­na­li­tät einer eige­nen Domain, die ⅰ. ⅾ. R. auch die Mög­lich­keit umfasst, eigene Mail­bo­xen einzurichten.

Free­mail­dienste eig­nen sich also für Pri­vat­per­so­nen, die pri­vate Ange­le­gen­hei­ten und die Dinge des all­täg­li­chen Lebens über eine Mail­adresse abwi­ckeln wol­len. Soweit so gut.

Pein­lich finde ich dann aller­dings, wenn E-Mails mit offi­zi­el­len Anfra­gen (im uni­ver­si­tä­ren Umfeld, an Insti­tu­tio­nen etc.) mit den Wer­be­bot­schaf­ten der Free­mail­dienste ver­sen­det wer­den. Negativ-Beispiel: Mein Lehr­ge­biet an der Fern­Uni hat meine Stelle vor etwa acht Wochen zur Neu­be­set­zung aus­ge­schrie­ben, mit der aus­drück­li­chen Bitte um Mail­be­wer­bun­gen. Warum? Weil es so leich­ter ist, end­lose Papier­berge in unse­ren Mini-Büros zu ver­mei­den und pas­sende Bewer­be­rIn­nen schon vor Papier­berg­pro­duk­tion aus­zu­fil­tern. Noch eine Hin­ter­grund­in­for­ma­tion: Wir such­ten aus­drück­lich nach Bewer­be­rIn­nen, die computer‑ und inter­net­ver­siert sind, da Intern­ert­re­cher­chen & PC-Betreuung zum Tages­ge­schäft der neuen Hilfs­kraft gehö­ren werden.

Wir beka­men viele Bewer­bun­gen, etwa 75 % per Mail. Abge­se­hen von Voll­stän­dig­keits­män­geln tra­fen die Hälfte der Mails mit Wer­be­an­hang ein. Ich war geschockt, ganz ehr­lich. Nicht nur die Wer­bung, auch die gewähl­ten Mail-Adressen im Stile von „Susimäuschen@irgendeinanbieter.xy“ lös­ten nicht eben Begeis­te­rung bei mir aus. Der Rekord wer­be­tech­ni­scher Beläs­ti­gung wurde von einer Bewer­bung auf­ge­stellt, an deren Mail­text (etwa 5 Zei­len) etwa ein Dut­zend der 2–3zeiligen Wer­be­bot­schaf­ten ange­fügt waren. Wie das tech­nisch mög­lich ist, ist mir immer noch unklar. Jeden­falls wan­der­ten diese Bewer­be­rIn­nen sofort auf den „eher-nicht-geeignet“-Stapel, für nicht aus­rei­chend PC-versierte BewerberInnen.

Wie kommt man/frau auf die Idee, eine sol­che E-Mail zu sen­den, wenn es um eine Bewer­bung geht? Warum stel­len sie die Leute selbst ein Bein und dis­qua­li­fi­zie­ren sich so im Vor­aus? Bei einer tra­di­tio­nel­len Brief­be­wer­bung würde doch nie­mand auf die Idee kom­men, die Wer­be­flug­sen­dun­gen der Sams­tags­post der Bewer­bungs­mappe bei­zu­le­gen, oder?!

Wie dem auch sei, ich war not amu­sed und ent­rüs­tet, gehe jetzt aber ein­fach mal von Unwis­sen­heit sei­tens der Bewer­ber aus. Daher hier eine Anlei­tung, wie man (aus mei­ner Sicht), sol­che Fett­näpf­chen mit ein­fa­chen Mit­teln sicher umschif­fen kann:

1. Wenn eine „offi­zi­elle“ Mail­adresse vor­han­den ist, bitte nutze diese auch. Sol­che von vorn her­ein wer­be­freien Mail­adres­sen hat man häu­fig über Mit­glied­schaf­ten, z. B. in Ver­ei­nen, bei der Imma­tri­ku­la­tion an einer Uni oder FH. Mail­adres­sen sind aber auch über die eigene Home­page mög­lich (deine mailadresse@deine homepage.deine domain). Für Webs­pace und Domain muss man aller­dings etwas bezah­len, sofern es nicht Teil eines Ser­vice­pa­ke­tes dei­nes Inter­net­ser­vice­pro­vi­ders (ISP) ist. Viele Stu­die­rende bekom­men durch ihre Unis bzw. FHs Mail­adres­sen und Mail­bo­xen zur Ver­fü­gung gestellt, lei­der nut­zen es die wenigsten.
2. Nutzt aus­sa­ge­kräf­tige Mails­adres­sen bei wer­be­freien Free­mai­lern, wenn keine offi­zi­elle Mail­adresse zur Ver­fü­gung steht. (Bsp.: Dein-Name@anbieter.xy, Dein.Name@anbieter.xy etc..) Eine kurze Recher­che bei mail​hilfe​.de brachte zwei Free­mail­dienste zu Tage, die keine Wer­bung an die Mails anhän­gen: Inbox & Goo­gle­Mail.
3. Wenn ihr keine Mail­adresse bei Inbox oder GMail bekommt/habt, eure Namen in zahl­rei­chen Vari­an­ten schon ver­ge­ben sind oder ihr bereits eine schöne Mail­adresse bei einem Free­mai­ler habt, der Wer­bung an eure Mails anhängt, dann hilft die Mail­ver­wal­tung mit einem Mail­cli­ent. Durch das Ver­wen­den eines Mail­pro­gram­mes (bspw. Thun­der­bird, Pine, Ope­ras Mail­pro­gramm, Eudora, The Bat!, Pega­sus Mail, Apple Mail, Gnu­Mail, KMail, Evo­lu­tion, Mul­berry, Mutt) via POP3 kann das Anhän­gen der Wer­bung bei Nut­zung von Mail­adres­sen bei Free­mai­lern ver­hin­dert wer­den. Gleich­zei­tig kann man wei­ter­hin das Web­in­ter­face nut­zen. Wich­tig ist bei der Nut­zung des Diens­tes via Mail­cli­ent aber die regel­mä­ßige Über­prü­fung des noch vor­han­de­nen Spei­cher­plat­zes in der Mail­box. Nicht sel­ten gehen Mails „ver­lo­ren“ oder wer­den nicht mehr zuge­stellt, weil die Inbox über­füllt ist.
4. Aus­sa­ge­kräf­tige Signa­tu­ren las­sen sich beim Web­mai­ler und im Mail­pro­gramm ein­stel­len und ermög­li­chen die ein­deu­tige Zuord­nung von Kontaktdaten.
5. Mit­ge­sen­dete Mai­l­an­hänge, die nicht vor­her ange­kün­digt waren, in der Mail kurz vermerken/ankün­di­gen und, soweit nicht anders abge­spro­chen, in einem offe­nen Datei­for­mat pro­gramm­u­n­ab­hän­gig mit­schi­cken.
6. Ein Blick in den Email-Knigge hilft, inhalt­li­che Unklar­hei­ten zu besei­ti­gen, bevor das Fett­näpf­chen getrof­fen ist.
7. Stich­wort E-Mail-Sicherheit: Sinn­voll kann der Ein­satz von elek­tro­ni­schen Signatur‑ und/oder Ver­schlüs­se­lungs­tech­ni­ken sein.

Wei­tere Informationen:

• Phor’s Free­mai­ler­test
• Mail-Knigge von Prof. Jür­gen Plate
• Effek­tive eMails – eine Ein­füh­rung von Thors­ten Scheffner
• Web­wor­ker Perun hat auch einen guten Bei­trag zum Thema verfasst.
• Wikipedia-Artikel zum Thema (E-Mail‑) Neti­quette
• Arti­kel von Her­mann Gfal­ler bei Zdnet​.de: „Bri­ef­kul­tur: Zeit für einen E-Mail-Knigge„
• GULP​.de Bei­trag: E-Mail-Knigge – oder was man bei dem Medium beach­ten sollte
• Giles Turn­bull: Email Pro­to­cols: Where Do We Go Now?
• Bro­schüre zur E-Mail-Sicherheit bei web​wor​kers​.de
• Stif­tung Waren­test hat kos­ten­lose Webmail-Dienste 2001 & 2003 unter die Lupe genommen./li>

Und weil ich natür­lich tat­kräf­tig dabei unter­stüt­zen möchte, dass meine Mail­box mit weni­ger wer­be­las­ti­gen Mails befüllt wird, könnt ihr mir hier eine Mail mit dem Betreff „GMail-Einladung“ und eurer bis­he­ri­gen Mail­adresse sen­den. Inner­halb weni­ger Stun­den ist dann eine GMail-Ein­la­dung zu euch unter­wegs.

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