Erstsemester & MacUser: Textverarbeitung im Griff: Etwas mehr als 10 Gebote

Hallo!
Du interessierst Dich für das Thema Textverarbeitung. Nach über 5 Jahren sind diese Beiträge nicht mehr ganz aktuell. Auf »TeXt ex machina« findest Du eine aktuelle und angepasste Version: Textverarbeitungen im Produktiveinsatz: Best Practices & Lessons Learnt.
Am besten Du schaust gleich mal vorbei!

Aus einigen Jahren der Arbeit in textorientierten Studiengängen haben sich gewisse Erfahrungswerte eingestellt, die das Arbeiten mit Textverarbeitungsprogrammen erleichtern können. Die Vorschläge sind als solche zu verstehen und bewahrheiten sich immer wieder, insbesondere wenn man – wie ich – die Masterarbeiten von vielen KommilitonInnen korrekturliest und feststellt, dass nach teilweise 6jähriger Studienzeit gewisse Grundlagen immer noch nicht beachtet werden.

Weil LaTeX nicht jeder Manns und jeder Fraus Sache ist, muss man noch lange nicht verzagen; es gibt genügend Alternativen: Schreiben mit und auf dem Mac: Textverarbeitungen.

Da man in geistes‑ und sozialwissenschaftlichen Studiengängen relativ viele Texte produzieren darf, ist es in jedem Fall hilfreich, sich mit einer Textverarbeitung des Vertrauens auszukennen und Routinen zu entwickeln, die nicht in Katastrophen¹ im CopyShop, eine Stunde vor Abgabe der Abschlussarbeit, enden.

Folgende Vorschläge² – unter Beachtung der Rules for Computing Happiness – haben sich im textorientierten Studiengängen als sinnvoll und zweckmäßig herausgestellt:

• Finde die eine Textverarbeitung mit der Du zurecht kommst und die Deinen Ansprüchen genügt. Vergleiche verschiedene Kandidaten, falls Du noch keine Textverarbeitung für Deine Ansprüche beherrschst/gefunden hast.
• Know thy wordprocessor! – Kenne Deine Textverarbeitung! Deine Textverarbeitung ist komplex: Du musst sie kennenlernen und in Kenntnis/Erlernen der Bedienung Zeit investieren.
• Ein Dokument, eine Textverarbeitung: Du sollst – im Normalfall – nur eine Textverarbeitung an einem Dokument arbeiten haben, und nicht ohne Not mit mehreren Programmen am gleichen Dokument frickeln. Ausnahmen kann es immer geben.
• Keine Bilder ins Dokument kopieren: Du sollst keine Bilder als Bilder importieren, sondern als Bild-Datei einbinden.
• Du sollst Deine Textverarbeitung nicht missbrauchen! Die Textverarbeitung unterstützt den Umgang mit Text. Es malt keine Bilder, ist nicht zum Aufbewahren oder Beschriften von Bildern gedacht und auch kein DTP-Programm!
• Du sollst immer zwei aktuelle Backups vorrätig halten, die da ruhen auf separaten Datenträgern und in der Web-Mailbox.
• Du sollst keine experimentellen Dateiformate benutzen, sondern bewährte – am besten: offene – Dateiformate, die nicht mit einem Programm sterben.
• Ehre Deine Textverarbeitung indem Du mit Formatvorlagen (auch Stilvorlagen, Layoutvorlagen, Stylesheet oder Templates genannt) arbeitest, denn so wird sie Dir ein treuer Dokumentöffner und Textverarbeiter sein.
• Vermeide Inkonsistenzen: Was Du manuell einfügen kannst, füge über die entsprechenden Menus ein. Dazu muss man die Menüs kennen. Nutze Zeichen‑, Seiten‑, Absatzvorlagen etc. sowie per Menü oder Shortcut eingefügte Seitenumbrüche, Fußnoten, Endnoten, Querverweise, Seitenzahlen etc.
• Nutze Formatvorlagen für die Auszeichnung/Gestaltung von ALLEM: Fließtext, Fußnoten, Tabellen, Bildern & Graphiken, Beschriftungen, Überschriften, Zitaten, Titelseiten, Verzeichnissen…
• Wer A sagt, muss auch B sagen: Ein Gliederungspunkt 3.1 braucht einen folgenden Gliederungspunkt 3.2. Ein Teil A braucht mind. noch einen Teil B, usw.
• Verwende bedingte Trennzeichen.
• Kenne ein Mindestmaß an Typographie: Ein Gedankenstrich ist kein Bindestrich! Je nach der Sprache, in der das Schriftstück verfasst wird, gelten andere Anführungszeichen, Regeln für Satzzeichen etc. Im Wunderweb kursiert ein erhebliches Maß an Typographiekunst, Wissen und Kennenlernmöglichkeiten.
• Verwende konsistente Hervorhebung, falls notwendig. Verwende nicht gleichzeitig Unterstreichungen, fette Schriftschnitte und kursiv Stellung.
• Vermeide Unterstreichungen zur Hervorhebung von Text.
• Nimm Deine Leser ernst! Nutze nicht die Schriftart Comic Sans o.ä. für Fließtext in offiziellen Dokumenten.
• Alles hat seine Zeit: Verwende die automatische Silbentrennung & Rechtschreibprüfung während der Eingabe erst in der Korrekturphase.
• Benutze die Textverarbeitung nicht wie eine Schreibmaschine, bspw. indem Du solange die Entertaste drückst, bis Du auf die neue Seite gelangst oder solange Leerzeichen/Tabulatoren einfügst, bis der Cursor an die gewünschte Stelle rückt. Für solche Gelegenheiten gibt es manuell, d.h. via Menü, einzufügende Umbrüche u.ä.
• Blende bei der Arbeit die Steuerungszeichen ein, die Zeilenenden, Tabulatoren u.ä. markieren.
• Verwende zusätzlich zur aussagekräftigen Dateibezeichnung Versionsnummern, die Anzeigen auf welchem Stand die Arbeit ist.
• Füge in die Arbeitsdokumente sich automatisch aktualisierende Felder für Datums‑ & Uhrzeit-Angaben sowie evtl. dem letzten Ausdruckszeitpunkt und/oder den Pfad zum Dokument ein (bspw. in Fußzeilen), damit Du den Überblick über verschiedene Versionen, Ausdrucke, Backups etc. behältst.
• Nutze die Möglichkeiten Deiner Textverarbeitung zur Arbeitserleichterung: Kenne Tastenkürzel oder richte, wenn möglich, welche ein; nutze – falls vorhanden – ein Anzeigelayout für den Bildschirm (je nach Vorliebe unterschiedliche Hintergrund‑ und Textfarben, Anzeigeschriftarten etc.) und ein Drucklayout für Ausdrucke.
• Markiere ‚Baustellen‘ im Text, so dass sie in jedem Fall einfach wieder aufzufinden sind, bspw. durch „xxx“ oder „???“ o.ä.
• Nutze je nach Notwendigkeit eine Literaturverwaltungssoftware für Zitate, Quellen etc., die mit Deiner Textverarbeitung zusammenarbeitet.

Als Vorgehen bei der Erstellung umfangreicher Dokumente haben sich folgende Strategien bewährt:

A. Man startet mit dem Text und erarbeitet das Layout am Ende:

1. Man tippe den Text während des Schreibens des Papiers in einen einfachen Texteditor oder ein ganz einfaches Textverarbeitungsprogramm, bspw. TextEdit.
2. Nach Fertigstellung des Textes überträgt man – bei nun voller Konzentration auf das Layout – den Text in ein DTP-Programm oder eine andere, umfangreichere Anwendung zur Textgestaltung.
3. In der Anwendung erfolgt dann die Formatierung des Textes.

Vorteile:

• Man konzentriert sich am Anfang nur auf die inhaltlichen Aspekte der Arbeit, beginnt nicht, mit Schriftarten, Hervorhebungen, Seitenrändern etc. herumzuspielen. Wer sehr schnell abgelenkt ist, findet in Fullscreen-Mode-fähigen Textprogrammen Unterstützung gegen die Verlockungen des Internets.³
• Einfache Textdateien sind sehr kompakt, lassen sich auf jedem System bearbeiten, öffnen und sichern. Die Backup-Dateien sind klein und übersichtlich.
• Wenn man die Vorlage erstellt, weiß man bereits, was man im Text benötigt: So müssen nur die Stile/Formatvorlagen für Textelemente angefertigt werden, die auch wirklich im Text gebraucht werden.
• Das Suchen & Ersetzen von Phrasen und Text ist i.d.R. deutlich einfacher in Texteditoren zu bewältigen.

Nachteile/Gefahren:

• Allzu spartanische Programme bieten u.U. nicht alles was man braucht: Während des Arbeitens kann man womöglich nicht von Querverweisen, Fußnoten, Seitenzahlen, Kommentarmöglichkeiten und anderen komfortablen Tools einer vollen Textverarbeitung Gebrauch machen. Allerdings ist das für Essays und erste Hausarbeiten auch oft nicht notwendig.
• Tabellen, Bilder etc. lassen u.U. nur als Platzhalter einfügen (“Hier Bild xy einsetzen“).
• Wenn man die Arbeit mit Textdateien nicht gewohnt ist, kann eine umfangreiche Textdatei in ihrem relativ strukturlosen Aussehen dazu führen, dass man sich verzettelt oder im Dokument verliert. Abhilfe schaffen Texteditoren durch die Möglichkeit, Bookmarks, Merkstellen u.ä. einzufügen.⁴

B. Man startet mit dem Layout und schreibt den Text in die fertige Vorlage:

1. Man erstelle zunächst eine komplette Formatvorlage nach den eigenen Bedürfnissen: Randeinstellungen, Zitateinrückungen, Schriftarten, Titelblatt, Fuß- oder Endnoten, Kopfzeilengestaltung, Verzeichnisse, Listen, etc. – alles nach eigenem Gusto oder den Vorgaben der jeweiligen DozentInnen. Alternative: Man lädt sich eine entsprechende Layoutvorlage aus dem Internet herunter und passt diese ggf. an.
2. Man tippe den Text in die fertige Formatvorlage und zeichnet die Textabschnitte (Fließtext, Überschrift, Zitat, etc.) während des Schreibens aus.

Vorteile:

• Man sieht direkt, wie das fertige Dokument aussieht, hat Seitenzahlen, Fußnoten etc. beim Arbeiten im Blick.
• Tabellen, Bilder etc. lassen sich sofort einfügen.
• Bei der direkten Auszeichnung stehen Gliederungsansichten und Verzeichnisse sofort zur Verfügung.
• Kontrollausdrucke zeigen den Text, wie er am Ende in der Arbeit zu sehen ist.

Nachteile/Gefahren:

• Die Vermischung von Layout‑ und Schreibprozess (da work in progress) führt häufig zum Rumspielen mit den Möglichkeiten der Textverarbeitung jenseits der Notwendigkeiten. Inhaltliche Aspekte treten so evtl. in den Hintergrund.
• Aus formatierten Dokumenten können korrupte Dokumente werden.
• Die Dateien können u.U. bei Kompatibilitätsproblemen nur an einem Rechner, mit einem Programm bearbeitet werden.
• Backupdateien formatierter Dokumente sind größer als reine Textdateien.

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